5 найпоширеніших помилок під час впровадження Grain Track у 2025 році (і як їх уникнути)
Якщо ми щось і зрозуміли цього року, то це те, що жодне впровадження не проходить однаково. Кожна компанія, з якою ми працювали у 2025-му, мала свій підхід — хтось продуманий, хтось хаотичний, а хтось десь посередині.
Але з часом ми почали помічати закономірність. Одні й ті ж п’ять помилок повторювались знову і знову. Неважливо, велика це компанія чи маленька, сучасна чи “по-старому” — ці проблеми виникали в усіх. Тому я вирішив записати їх, а також додати кілька речей, які допомогли іншим командам їх уникнути (або вибратися, коли вже вляпались).
Це не “гід по лайфхаках”. Скоріше польові нотатки для тих, хто готується впроваджувати нове ПЗ у компанії з торгівлі сировиною — або вже по вуха в процесі.
Помилка №1: «Розберемося по ходу справи»
Одна компанія підписала договір і почала використовувати систему вже за три тижні — без жодного внутрішнього плану. Через місяць логіст вручну переписував половину контрактів через помилки в початкових налаштуваннях. Бухгалтери взагалі відмовилися працювати в системі. Всі звинувачували софт, але реальна проблема була проста: ніхто не продумав, як процеси повинні працювати.
Що реально допомагає:
Проведіть кілька стартових зустрічей і просто намалюйте на дошці, як у вас рухаються контракти, відвантаження та платежі. Без технічних деталей, просто “на пальцях”. І зробіть це до того, як заходити в будь-яку систему. Потім подякуєте собі.
Помилка №2: Доручили все “айтішнику”
В одній компанії все впровадження доручили ІТ-менеджеру. Хороший спеціаліст, розумний — але він не знав, як трейдери ведуть переговори чи як логістика обробляє документи на судна. Звісно, щось було втрачено. Через три місяці трейдери знову працювали в Excel і WhatsApp.
Що варто зробити:
Якщо впроваджуєте систему, яка зачіпає всі відділи — підключайте людей, які реально цим займаються. Не лише одного айтішника. Трейдерів, логістів, бухгалтерів. Вони мають подивитися, поклікати, можливо — покритикувати. І внести свої корективи.
Помилка №3: Намагання перенести Excel у систему один в один
Це дуже поширено. Команди намагаються перенести свої старі таблиці в систему — стовпчик за стовпчиком, формула за формулою. Це виглядає як безпечний варіант. Але часто ці Excel-файли напхані обхідними рішеннями, які накопичувалися роками. Перенести це один в один — створює ще більше плутанини.
Краще запитати себе:
Для чого ця таблиця взагалі потрібна? Часто система вже може зробити те саме — тільки простіше. Але тільки якщо не намагатися зліпити з неї Excel.
Помилка №4: Тестують місяцями, але не запускають реальні дані
Деякі компанії зависають у “тестовому режимі” на тижні. Вводять фейкові контракти, симулюють відвантаження, намагаються прорахувати всі можливі сценарії. Але ніхто насправді не працює з системою. А коли нарешті запускають — все здається незнайомим і незручним.
Простий рецепт:
Запустіть хоча б один реальний контракт. Від початку до кінця. З реальними цінами, документами, оплатами. Саме тоді виникають хороші запитання — і починається справжнє впровадження.
Помилка №5: Мовчання сприймається як успіх
В одній компанії керівник сказав мені: “Ніхто нічого не скаржився — значить, все добре.” Я спитав: “А як часто ви взагалі питаєте команду?” Виявилося — ніяк. Він просто припускав, що якби щось було не так, йому сказали б.
Не сказали.
Натомість трейдери потихеньку відкрили старі Excel-файли. Один почав дублювати звіти вручну — “на всякий випадок”. Це не саботаж. Просто звична реакція, коли люди не впевнені й бояться щось зламати.
Що працює:
Не чекайте скарг. Зробіть зворотний зв’язок частиною процесу. Можна просто раз на тиждень проходитися по офісу з питанням: “Що бісить цього тижня?” Або відкрити спільний документ, де кожен може анонімно залишити коментар. Мовчання не означає, що все добре — часто це означає, що люди просто махнули рукою.
Наостанок
Будь-яке впровадження — це тертя. І це нормально. Люди зайняті. Звички не змінюються за день. Але я бачив, як компанії переходили на нову систему менше ніж за місяць — коли підходили до цього як до командного проєкту, а не “ще одного софту, який треба встановити”.
Тож якщо ви збираєтесь запускати щось нове цього року — Grain Track чи щось інше — тримайте цей список під рукою. А якщо вже зробили одну з цих помилок… що ж, ласкаво просимо в клуб. Виправте — і йдіть далі.
Ви все одно вже попереду більшості.