CRM-рішення: конкурентні переваги для зернотрейдерів
Оригінал статті на Latifundist.
Як закуповувати більше? У кого закуповувати? Як закуповувати ефективніше? Звідки зерно буде найбільш вигідно поставити і в який із портів? IT-технології дозволяють швидко знайти відповіді на всі ці питання та розвивати бізнес більш ефективно.
Машина vs Людський фактор
Звісно, якщо ви один у компанії, для цих цілей можна використовувати блокнот, власну пам’ять або таблицю Excel. Усе змінюється, коли з’являється команда, а кількість потенційних клієнтів перевищує сотню, і щодо кожного є десятки різних записів — від обсягів та посівних площ до контактів і реквізитів. Такий блокнот розростається до обсягів романів Толстого, а щоб переглянути ціни на зерно минулих років, доведеться дістати драбину і шукати томи на верхніх полицях стелажа.
Ситуація загострюється, коли цю ціну потрібно дізнатися вашому закупнику, наприклад, у Херсонському регіоні, і вам, звісно, необхідно відповідати на дзвінки (на багато телефонних дзвінків). І вашим співробітникам також. Комусь може подобатися такий ритм, але він аж ніяк не сприяє масштабуванню команди та бізнесу загалом. Тому бізнес, який прагне бути конкурентоспроможним, давно замислюється над автоматизацією таких простих процесів.
На ІТ-ринку вже 20 років існують рішення для автоматизації таких взаємовідносин у компаніях. Ця індустрія зароджувалася з універсальних рішень для будь-якого типу бізнесу, покликаних привести всі бізнес-процеси компаній до одного шаблону. У різних індустріях це вдається з перемінним успіхом. Тому за останні п’ять років існує тенденція еволюції таких систем у вузькоспеціалізовані сфери: для кожної індустрії створюються власні ІТ-рішення, які найбільш точно описують усі процеси компаній. І зернотрейдинг тут не виняток.
Але давайте спочатку розберемося, що таке CRM-система? Це модуль для управління відносинами з клієнтами (у випадку зернотрейдерів — з постачальниками, покупцями, господарствами, елеваторами). Це надає можливість зручно зберігати всі контакти, заносити інформацію про потенційні угоди, ринкові індикатори, мати доступ до всієї історії цін і взаємин, знати про наявність доступних обсягів для закупівлі у різних суб’єктів ринку.
Одна з найважливіших функцій такого CRM-модуля — зменшення впливу людського фактора та скорочення витрат. Система автоматизує багато процесів: може зводити й показувати найкращі пропозиції з купівлі та найвигідніші варіанти продажу з урахуванням логістики й супутніх витрат на перевезення зерна до пункту призначення. Така CRM повинна враховувати роботу та ефективність кожного менеджера з закупівлі, дозволяти працювати як у команді, так і віддалено, з доступом кожного користувача лише до його бази.
Як CRM допоможе підвищити ефективність бізнесу? Розглянемо приклад того, як CRM може підвищити ефективність закупівель. Регіональні менеджери в результаті спілкування з постачальниками вносять дані про наявність певного обсягу доступного зерна за різними культурами, показники врожайності та посівних площ (для прогнозів).
Менеджери, спілкуючись з контрагентами, відстежують ринок і вносять дані в систему. Це може бути інформація про те, який обсяг, за якою ціною, у які терміни та де готові купити. На основі цих даних, а також даних щодо логістики (розташування елеваторів і господарств, тарифів) програма відбирає й зводить найбільш вигідні варіанти для угод. Крім того, система зберігає історію цін і розрахунків, а також дозволяє автоматично виконувати розрахунки собівартості зерна під час закупівлі на елеваторі або продажу в порту.
Як показала практика використання CRM-модуля клієнтами компанії GrainTrack, це дозволяє різко скоротити кількість непотрібних дзвінків до офісу з питаннями про ціни або проханнями на кшталт «Лєно, порахуй логістику». Усі необхідні дані будуть у системі з можливістю розмежувати доступ різних представників до інформації, коли кожен закупівельник бачить тільки своїх постачальників. Також можна відстежувати ефективність кожного, ставити завдання, отримувати сповіщення про дії, бачити будь-які зміни, внесені будь-яким користувачем у системі.
Ще один важливий аспект: CRM-системи покликані не ускладнювати життя користувачам складним, незвичним інтерфейсом або підходом до роботи, а навпаки — робити роботу співробітника приємнішою, а компанію — прозорішою для керівника. За допомогою випадаючих списків, підказок, календарів і нагадувань співробітники будуть зосереджені тільки на найголовнішому. Менеджери ж, у свою чергу, отримають повну картину подій і прогноз завдяки інструментам аналізу, відстеження змін і ефективності.
У розвинених країнах наявність інструмента для автоматизації бізнес-процесів є конкурентною перевагою, оскільки дозволяє не просто скоротити внутрішні витрати на комунікацію, але й швидше приймати рішення та ефективніше вести бізнес на ринку зерна, який стрімко змінюється.
Загалом CRM-модуль (для управління відносинами з клієнтами) може бути впроваджений разом із ERP-системою (для управління контрактами, логістикою, платежами, звітами). На прикладі GrainTrack можна побачити, як усі дані знаходяться в одному місці, взаємопов’язані між собою, а не розкидані серед численних файлів по всьому бек-офісу.