Ера автоматизації: чому компанії оптимізують бізнес-процеси

Великий бізнес, а також бізнес, що зростає, поступово відмовляються від використання Excel в управлінських процесах. Серед них також і зернотрейдингові компанії.

Україна — один із ключових гравців на світовому ринку зерна. Щороку зростають обсяги експортних поставок зернових за кордон і розвивається ринок зернотрейдингу, змінюються вимоги до управління цим бізнесом.

Один із трендів в управлінні зернотрейдинговим бізнесом — автоматизація. Засновник і CEO GrainTrack у статті на Ліга.net розповів, як правильно організувати управління операційною діяльністю, вести облік за допомогою сучасних технологій і водночас уникнути найпоширеніших помилок, які можуть коштувати компанії надто дорого.

МЕНШЕ EXCEL

До недавнього часу Excel був єдиним інструментом для управління та обліку операційної діяльності зернотрейдингових компаній. Цю програму і досі використовують багато гравців ринку.

Проте, на сьогодні існує чітка тенденція до відмови від використання Excel на користь спеціальних програм для обліку. Загалом динаміка така: чим більша зернотрейдингова компанія, тим менше вона використовує Excel і активніше переходить на нові технології.

Досвід GrainTrack дозволяє наочно проілюструвати цю динаміку. Якщо взяти компанію до 10 осіб, то там Excel залишається інструментом №1 у роботі. Дуже рідко такі компанії використовують інші інструменти. Коли компанія зростає до 20 осіб, Excel використовується лише в третині випадків, іншу частку займає або власне програмне забезпечення, або готові програмні рішення.

ЩО ВИКОРИСТОВУЮТЬ ПРИ ПОБУДОВІ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ?
(Згідно опитуванню GrainTrack серед зернотрейдингових компаній різного масштабу)

55 % — готове рішення

20 % — Excel, блокнот

15 % — уніфіковане рішення

10 % — власне програмне забезпечення

За даними опитування ComTech Advisory, зернотрейдери віддають перевагу Excel через дешевизну цього софту, його простоту та зручність у використанні — особливих знань не потрібно для 80% операцій, відповідно можна легко адаптуватися. Це основне питання, тому що, незважаючи на те, що ринок один, бізнес-процеси у різних гравців мають свої особливості.

Також в опитуванні запитували про проблеми, з якими зернотрейдер стикається, працюючи з Excel. Основні з них:

• Різні версії файлів були використані одночасно різними відділами, і ніхто цього не підозрював, поки не стало надто пізно.
• Незрозуміло, ким і коли були відредаговані певні записи в таблиці, чи актуальна ця інформація, а це призводить до постійних уточнень.
• Великий об’єм інформації призводить до збільшення об’єму файлів Excel, а також їх кількості, і їх відкриття, перегляд і редагування забирає багато часу.
• Неможливість гнучко розподілити доступ між користувачами: неможливо приховати або дозволити редагувати лише певні розділи.
• Ускладнене ведення історії, неможливість підняти дані за кілька років до цього періоду — наприклад, для пошуку угод із конкретним контрагентом.
• Відсутність зв’язку із бухгалтерськими та іншими програмами, що призводить до подвійного введення, і, як наслідок, збільшення можливості помилки.

Чим же пояснюється відмова великих і зростаючих компаній від Excel? Причина проста — чим більше компанія, тим більше у неї штат і обсяги торгівлі. У певний момент Excel перестає справлятися із завданнями, стає важко координувати роботу співробітників. Коли у зернотрейдера є кілька офісів, стає все складніше координувати роботу менеджерів, доводиться постійно проводити конференц-дзвінки, збори, робити дзвінки, що відволікає працівників і збільшує час на валідацію угоди.

Через це компанія втрачає дорогоцінний час, необхідний для укладання угоди за вигідною ціною. Поки всі формальності будуть дотримані, ситуація на ринку може змінитися, і шанс буде втрачено. Фактично відсутня цілісність супроводу всіх бізнес-процесів.

НЕ ВАРТО ЗАБУВАТИ ПРО БЕЗПЕКУ:

• Пересилання даних поштою загрожує помилкою в рядку адресата, і весь управлінський облік потрапляє до контрагентів.
• Невідстежувані маніпуляції з даними в Excel із метою внутрішньої корупції (наприклад, внесення закупівельного контракту заднім числом при зниженні цін).
• Промислове шпигунство. За кілька тижнів або місяців працівники отримують доступ до сервера з даними, злив яких не є проблемою і жодним чином не відстежується.
• Використання онлайн-інструментів, доступ до яких можуть отримати зловмисники через доступ до пошти співробітників, які в більшості випадків вигадують занадто прості паролі або стають жертвами соціальної інженерії.

Також рано чи пізно починають виникати проблеми із введенням великих обсягів даних в Excel, які стає складно пересилати поштою через важкі файли.

Крім того, у співробітників немає під рукою чіткої схеми послідовності дій для кожного ланцюжка — склали контракт, провели його валідацію, уклали угоду, дали інструкцію на відвантаження, коли прийшов час, отримали реєстр транспортних засобів, рознесли, виставили рахунок тощо.

Доводиться робити собі якісь позначки у блокноті та тримати багато процесів у голові, через що можуть виникати помилки та дублювання даних. Коли контрактів багато, співробітники можуть забувати виставляти балансові інвойси або повторно виставляти рахунки за тією ж логістикою тощо.

ЯКЩО НЕ EXCEL, ТО ЩО?

Сьогодні компанії по-різному вирішують питання оптимізації управління бізнес-процесами. Для цього на ринку є різні пропозиції. Перший варіант — написати спеціальне програмне забезпечення під себе. Це можна зробити або самостійно, найнявши команду розробників, або віддати на аутсорсинг. Інший варіант оптимізації управління та обліку на зернотрейдинговому підприємстві — скористатися готовими продуктами.

Усі пропозиції, які сьогодні є на ринку, можна розділити на дві групи — уніфіковані та спеціальні.

Серед переваг універсальних те, що вони вже створені на готовій базі. У них реалізований головний функціонал, який вам не потрібно створювати знову. Продукт підходить зернотрейдинговій компанії на 50-60% вже одразу — щоб він підійшов на 100%, потрібно індивідуально доопрацювати систему. З мінусів можна виділити складність адаптації через велику кількість особливостей зернотрейдингового бізнесу в логістиці, у взаєминах між контрагентами, документації та постійно мінливих цін на товар.

Перевага спеціалізованих рішень полягає в тому, що вони створюються для конкретної індустрії, тому максимально враховують особливості бізнесу. Єдиний мінус таких систем — вони не існують для кожної індустрії.

ЯК ІНТЕГРУВАТИ ГОТОВІ РІШЕННЯ

Якщо зернотрейдер прийняв рішення автоматизувати процеси за допомогою готового рішення, потрібно бути готовим до того, що у компанії під час переходу на нову систему неминуче виникнуть часові та фінансові витрати на інтеграцію.

Також можуть виникнути проблеми з персоналом, який на першому етапі може бойкотувати впровадження нововведень. Вирішити цю проблему можна різними способами: як шляхом ухвалення жорсткого управлінського рішення керівником, так і шляхом мотивації співробітників.

Впроваджувати нову систему слід поступово. Для кожного співробітника потрібно знайти точки, які приноситимуть користь. Якщо це логіст, який щодня витрачає багато часу на те, щоб рознести реєстр транспортних засобів, то, показавши йому, що цей реєстр можна рознести за 10 хвилин, у нього буде мотивація користуватися системою.

Починати впровадження слід із невеликого охоплення бізнес-процесів. У кожної компанії є ланцюжок та його процеси, починаючи від комплаєнсу і закінчуючи звітністю, відповідно, не потрібно намагатися охопити все одразу. Потрібно охопити один департамент, потім другий, третій, і лише потім пов’язувати їх між собою. Коли користувачі трохи звикнуть, можна буде повністю перейти на новий продукт.