Як зернотрейдеру автоматизувати процеси та збільшити обороти компанії

Оригінал статті опубліковано на Landlord.

Для ефективного управління експортними зерновими потоками учасникам зернотрейдингового ринку доводиться щодня одночасно оперувати великою кількістю цифр і показників по кожній закупівлі чи продажу. Успішність компанії залежить від оперативності надходження інформації, швидкості її обробки та якості прогнозів. Для обліку документів і платежів зернотрейдери використовують різні способи: від Excel‑таблиць, 1С до різних СRM систем. Однак будь‑який бізнес розвивається саме тоді, коли під нього створюються свої спеціалізовані системи. Для зернотрейдингу потрібен інструмент, що враховує складну логіку зернового бізнесу, здатний оперативно обробити величезний обсяг різноманітних даних, зводити їх у звіти та прогнози й подавати в зручному інтерфейсі, забезпечити швидку передачу інформації між учасниками. У світовій практиці відомий випадок, коли трейдер втратив близько $2 млн на угоді через те, що один із працівників компанії випадково видалив значення у клітинці Excel‑таблиці. І чим більший зернотрейдер, тим вища ціна помилки. Тому відповідальні та прогресивні зерноторгові компанії переходять на спеціалізовані програми, й одним з ефективних прикладів є програма GrainTrack.

Новий рівень

Займатися торгівлею зернотрейдингова компанія Cardiff Trading почала у 2014 році: купувала зерно в українських виробників та експортувала його до Польщі, Білорусі та Угорщини. Обсяги продажів становили 50 000 т на рік. У 2016 році трейдер вирішив розширити напрямки торгівлі, збільшив штат і запровадив на ринку більш агресивну політику. Якщо раніше відправляли товар наземним транспортом на умовах DAP, то зараз 94% зерна від Cardiff Trading відвантажується у морських портах на умовах CPT та FOB. «Ринок DAP обмежений у своєму попиті, бо працює здебільшого з ріпаком і соєю. А з базисами CPT та FOB можна працювати зі значно більшими обсягами торгівлі, – пояснює директор Cardiff Trading Іван Черевко. – Крім того, на умовах CPT та FOB можна торгувати значно вигідніше та ліквідніше майже усіма основними культурам, які вирощує Україна».

Акцентувавши торгівлю на кукурудзі, пшениці та ячмені, компанія зробила прорив і в 2017 році мала 970 000 т торговельного обороту. У 2018‑му вже відвантажили дві судові партії у 25 000 та 30 000 т. Раніше за такі обсяги контрактів компанія не бралася, формувала на умовах СРТ партії по 300–500 т, працюючи здебільшого із середніми сільгоспвиробниками. Але пройшовши етап становлення як трейдер і зарекомендувавши себе як надійний партнер, компанія змогла збільшити обсяги контрактів, судових партій і закупівлі. Тепер основні її партнери – топові агровиробники: «Мрія», AgroGeneration, Agricom Group, «Поділля», МХП, «Астарта», «УкрАгроКом», Лебединський насіннєвий завод, «Росток», «Агродім» та інші. Взагалі за 2017–2018 МР компанія планує досягти 1,5 млн т торговельного обороту та нарощувати його далі.

Технічна підтримка

Більш масштабна робота потребує й більш ефективних інструментів контролю та обліку. Ще рік тому Cardiff Trading користувалася програмою Excel, але зараз її функціонал перестав задовольняти трейдера. У компанії зрозуміли, що Excel не здатний забезпечити оперативне та швидке зведення інформації. «Ми користувалися ним, поки не стикнулися з проблемою росту і залученням нових співробітників. Таблиці були складні у підтримці, ручної роботи дуже багато, звіти робилися дуже довго та з великою кількістю помилок», – розповідає Черевко. Виникали й інші проблеми: великі Excel‑файли не хотіли підхоплювати поштові сервери, під час обробки даних комп’ютери зависали, а дані не зберігалися. «Своєчасне внесення інформації, її структуризація дуже важливі в торгівлі, особливо коли ми застосовуємо різні торговельні інструменти, намагаємося заробити на спредах між культурами або на різниці цін між портами чи місяцями, – каже Черевко. – Для цього потрібно робити прогнози, контролювати, як змінюються позиції. На підставі цих та інших даних трейдер вибирає стиль поведінки – агресивний чи ні. Відповідно, потрібна програма, здатна обробити весь цей величезний та різноманітний потік інформації та підказати трейдеру стиль поведінки».

Кейс із рішення

На ринку існують різні універсальні рішення для автоматизації взаємин із контрагентами – такі як CRM та ERP. Але вони розроблені під бізнес‑процеси на індустріальних ринках, для зернового ринку стандартні рішення не підходять. Тому пошук кращої системи для обробки інформації у Cardiff Trading зайняв кілька місяців. Розглядали, наприклад, надбудови в бухгалтерській програмі 1С, але зараз вона знаходиться в санкційному списку. Програми, з якими працюють зернотрейдери у США, Європі та Азії, виявилися досить дорогими й до того ж, на думку Черевка, не пристосованими під особливості локального зернотрейдингу.

У червні 2017 року вибір зупинили на розробці компанії GrainTrack, яка складну систему управлінського обліку зернотрейдера зводить до дуже простого формату. Програма допомагає в роботі, пов’язуючи на одному майданчику інформацію про всі контракти, логістику, трейдинг і фінанси. GrainTrack, запрограмована на прогностичну аналітику, здатна розрахувати прибуток і збитки, оперативно виявити проблемні контракти. Такий функціонал дає можливість трейдеру приймати обґрунтовані рішення та сконцентруватися на дієвих заходах розвитку бізнесу, використовувати різний інструментарій для операційної діяльності та стратегічного планування, контролювати ефективність компанії.

Із плюсів програми, зокрема, відзначають те, що можна бачити звіти по всіх операціях та оцінювати результати угод ще до їх реалізації. Крім того, система містить базу контрагентів компанії, інформацію про взаємини з постачальниками та покупцями, повний перелік усіх угод, реєстрів відвантаження та виставлених рахунків. За допомогою програми можна делегувати та контролювати виконання завдань, відправляти листи й створювати договори. Наприклад, у вкладці «Контракти» менеджер може планувати та погоджувати угоди, відслідковувати логістичний ланцюжок, створювати реєстр автомобілів і вагонів. Програма дозволяє заощадити до 40% витрат часу на облік і комунікацію. До того ж GrainTrack працює у хмарі, що гарантує доступ працівників до всіх даних, прогнозів і розрахунків з будь‑яких гаджетів у будь‑ якій точці світу. Також хмарна технологія вирішує ще одну проблему – безпеку даних і бізнеса трейдера в цілому, бо їй не загрожують ані атаки рейдерів, ані примусове вилучення серверів силовиками. GrainTrack – досить гнучка програма, її можна налаштувати на будь‑які потреби та забаганки замовника. Наприклад, у своє програмне забезпечення GrainTrack імплементували речі, які в Excel були неможливі, – налаштування звітів під нові торговельні інструменти, автоматичне формування торгової позиції, отримання звітів про статус контрактів, стан фінансового потоку тощо. Cardiff Trading комфортно співпрацювати з GrainTrack ще й через досить гнучкі домовленості щодо оплати програмного продукту, оперативну технічну підтримку та професійні консультації, індивідуальні допрацювання програми.

Можливості, що надає трейдеру програма, дозволять йому втілювати свої стратегічні плани – розширювати перелік торгових інструментів, які забезпечують ще більший обсяг роботи та розширення географії діяльності. «Ми не зациклюємося на Україні, а прагнемо працювати з іншими головними експортерами світу», – підкреслює директор Cardiff Trading. Компанія у найближчі роки планує відкривати офіси в країнах – імпортерах українського зерна, аби відслідкувати потреби та тенденції на ринку, прорахувати, звідки вигідніше доставити зерно – з України, Аргентини чи Бразилії. Компанія тепер може впевнено вибирати, на яких умовах їй вигідніше працювати – СРТ, CIF чи FOB. «У нас досить масштабні й агресивні цілі розвитку, ми себе бачимо як міжнародного трейдера, розвиваємося в напрямку нових торговельних інструментів, які дають певну гнучкість при торгівлі товаром, – каже Черевко. – Із програмою GrainTrack це можливо».