Як зробити так, щоб логіст повертався додому хоча б о 9 вечора?

Джерело: http://www.proagro.com.ua/news/opinion/17679.html

Що робить логіст, коли приходить на роботу?
Те саме, що й до того, як він на неї прийшов — працює. Тому що, насправді, логіст з роботи не йде.

Планування відвантажень, отримання підтверджень від експедиторів та портів, десятки змін у реєстрах протягом дня, купа різноманітних Excel-файлів від постачальників, які потрібно адаптувати до єдиного стандарту — далеко не повний перелік щоденних обов’язків логіста.

Якщо транспортні засоби пішли не за тим контрактом, потрібно внести відповідні зміни в кілька Excel-файлів, потім переформувати Позицію трейдерів, перепланувати відвантаження…

Усі ці операції логіст зазвичай виконує паралельно з телефонною розмовою з експедитором, постачальником, покупцем або портом, тому ймовірність помилок зростає експоненціально разом із кількістю відвантажень. Коректне й оперативне внесення змін у реєстри безпосередньо впливає на виставлення рахунків покупцям та їхнє отримання від постачальників. Тому проблеми логістів також стосуються і фінансистів.

Якщо інші департаменти легко інтегруються в різні ERP або CTRM системи, то логістичний відділ впевнено завершує список тих, хто легко підключається.

Що з цим можна зробити?

Звісно, ідеальний варіант — навчити постачальників і покупців надсилати реєстри в єдиному форматі, але, судячи з динаміки організованості контрагентів, доведеться почекати ще кілька років.

Було б добре якось працювати з планом відвантажень і всіма реєстрами в одному місці, щоб це прямо впливало і на виставлення рахунків, і на позицію. Якщо так зробити, то, хоча реєстри все одно потрібно адаптувати до стандарту, решта роботи виконувалася б автоматично і без участі людини.

У GrainTrack ми вирішили це таким чином: весь логістичний реєстр переноситься в Google Spreadsheets, і робота з ним відбувається тільки там, в одному місці. Тобто, коли на пошту надійшов реєстр від постачальника, за допомогою «копіювати-вставити» по колонках він переноситься в цей документ, і на цьому робота логіста закінчується.

Усе інше робить інтеграція Google з CTRM-системою, яка контролює синхронізацію з іншими департаментами, виставлення рахунків і переформатування позиції.

Синхронізація відбувається в режимі реального часу, виконуються перевірка і валідація даних, відстежується унікальність транспортних засобів, щоб уникнути дублювання даних. Тобто вже не потрібно шукати помилки заднім числом, оскільки некоректні дані система не пропустить ще на етапі внесення.

Зміна позиції також відбувається в напівавтоматичному режимі: система сама визначає, які транспортні засоби пішли не за тим контрактом, і пропонує змінити прив’язку в позиції. Після цього виставлення рахунків і рознесення реєстрів стає простішим, у тому числі з автоматичним формуванням актів і реєстрів.

Є й інші приємні бонуси, які надає автоматизація логістичного відділу: автоматичне підтягування даних щодо постачальника, експортера, покупця в плануванні, автоматичне проставлення рознесених реєстрів у плануванні, можливість бачити всі плани в одному місці та виконання плану в тоннах і вагонах.

Таким чином, сучасний досвід використання технологій допомагає не лише полегшити життя співробітникам і дає їм змогу повертатися додому раніше, але й суттєво знижує ризик фінансових втрат компаній, які займаються СРТ-поставками, де логістична гнучкість є ключовим фактором успіху на ринку.