Користувацькі звіти та сповіщення
Чому люди люблять Excel? Більшість відповідає так: це гнучкий інструмент, я можу налаштувати що завгодно, як мені зручно. Ми вирішили взяти найкращий приклад, але зробили його ще кращим.
Почнемо з цінності: зазвичай людина відкриває файл Excel, прокручує, аналізує щось і лише потім робить висновок. О, але як було б зручно, якби Excel сам надсилав потрібні дані в потрібний час. Що потрібно менеджеру знати? Оперативне зведення того, що сталося вчора, що відбувається сьогодні і що буде завтра з товарами і фінансами.
Кілька прикладів:
Які контракти зараз виконуються?
Раніше:
- Знайти та відкрити файл Excel — 1 хвилина.
- Знайти вкладку з контрактами, фільтрувати за 2-3 критеріями, завантаження — 1 хвилина.
Але Excel не завжди зручний, особливо в дорозі, і дані в ньому не завжди актуальні.
Тепер:
Поки ви насолоджуєтеся чашкою чаю, о 19:00 на пошту або в Telegram приходить сповіщення “Контракти у виконанні”. Відкрийте його, і ви побачите таке:
Які контракти не підписані, але термін доставки вже наближається?
Раніше:
- Пошук і відкриття файлу Excel — 1 хвилина.
- Відмітка підписаних контрактів, підрахунок тих, для яких починається термін доставки — 3 хвилини.
- Фільтрація за 2-3 критеріями, завантаження — 1 хвилина.
Необхідно контролювати це щодня, виконуючи подібні операції.
Тепер:
- Щодня ми отримуємо зведення контрактів, де відображаються тільки потрібні.
Які контракти можна виставити для інвойсу, але інвойси ще не виставлені?
Раніше:
- Пошук і відкриття файлу Excel — 1 хвилина.
- Спроба зіставити дані бухгалтерії з інвойсами — 5 хвилин.
- Перевірка умов оплати для кожного контракту, чи можливий інвойс — 5 хвилин.
- Пошук відповідностей — 2 хвилини.
І це все за умови, що дані від бухгалтерії надійшли вчасно.
Тепер:
- Щодня ми отримуємо зведення контрактів, де бачимо тільки ті, які потрібно.
Які інвойси потрібно оплатити сьогодні?
Раніше:
- Запит інформації у бухгалтерії — необмежений час на відповідь.
Тепер:
- Щоранку ви отримуєте зведення з інформацією про те, які інвойси потрібно оплатити і за що вони виставлені.
Які транспортні засоби прибули і які потрібно оплатити сьогодні?
Раніше:
- Запит інформації у відділ логістики або виконання — час відповіді необмежений.
Тепер:
- Щовечора ми отримуємо зведення про автомобілі або вагони, які прибули сьогодні.
Основне завдання, яке ми перед собою поставили — усунути необхідність для менеджерів самостійно запитувати, вводити та перевіряти дані. Тепер вся потрібна інформація надходить автоматично тим, кому потрібно. Немає потреби входити в систему чи запитувати дані у співробітників.
Додатково можна налаштувати будь-який звіт і отримувати його на пошту або через Telegram у заданий час або періодично.
Для цього ми реалізували три налаштування: улюблені фільтри, налаштування звітів та автоматичну відправку звітів.
Улюблені фільтри
Ви можете створити будь-який порядок або комбінацію фільтрів за контрактами, виконанням або рахунками. Система запам’ятає цю комбінацію, а потім ви зможете застосовувати її кнопкою або використовувати для відправки звіту.
Налаштування звітів
З огляду на те, що кожна опція фільтра призначена для різного аналізу, ми зробили можливим налаштування таблиці/звіту для кожного улюбленого фільтра. Якщо ми хочемо бачити лише виконані контракти, але не оплачені, нас цікавлять лише колонки з платежами та виконанням. Коли потрібно побачити невиконані контракти в процесі — нам потрібні колонки зі статусом підпису та датами виконання. Тому для кожного улюбленого фільтра можна вибрати лише ті колонки, які вам необхідні.
Автоматична відправка звітів
Ми можемо налаштувати регулярну автоматичну відправку певного улюбленого фільтра з конкретним статусом звіту, що дозволяє створювати та відправляти будь-який звіт у будь-який час, будь-якому користувачеві, роблячи процес роботи автономним.