Помилки в Excel у торгівлі збіжжям
Уявіть собі: у вас є двоповерхові апартаменти, Lamborghini і швидкісний інтернет, але замість телефону ви все ще користуєтеся телеграфом або азбукою Морзе, щоб дзвонити людям. Саме такі образи приходять мені на думку щоразу, коли я бачу трейдерів сировинних товарів, які використовують Excel для управління операціями. Так, ви правильно зрозуміли: люди з річним оборотом понад 1 мільйон тонн досі використовують Excel для управління даними, що коштують мільйони. Але найцікавіше те, що вони не вважають це проблемою, хоча помилки в Excel можуть коштувати їм тисячі.
Це просто і швидко, кажуть вони. Добре, давайте розберемося.
Будь-яка помилка в Excel може коштувати вам тисячі Як? Дозвольте показати вам. Зазвичай, у реальній практиці набір даних ще більший (а тому ще важче знайти помилку), але давайте спростимо. Ось торгова позиція, яку ви отримали у звіті.
Я напишу кілька статей, які пояснять помилки в Excel, чому #excelshouldbeeliminated і що з ним не так.
Будь-яка помилка в Excel може коштувати вам тисячі
Як? Дозвольте показати. Зазвичай у реальній практиці набір даних ще більший (і тому ще складніше виявити помилку), але давайте спростимо. Ось торгова позиція, яку ви отримали у звіті.
Чи є щось підозріле в результатах? Ви ж не намагаєтесь щоразу відповісти на це запитання, чи не так? Ви просто вірите і приймаєте торгові рішення.
А потім… Щось стало очевидним. Проблема з кожним місяцем. У кожному випадку по-різному.
Помилка в Excel №1.
Товар 7 – червень. Рядок просто не включений до формули загального підсумку. Поширений випадок. Трапляється в реальному житті? Часто. Це було легко вгадати.
Помилка в Excel №2.
Товар 4 – липень. Помітили ту маленьку крапку? Через неї 4 000 не включені до загального підсумку.
Помилка в Excel №3.
Товар 5 – серпень. Моя улюблена.
912,00 – це не число. Це дата, яка була перетворена і відображається саме так. Проблема тут ще серйозніша, оскільки за цими 912,00 ховається реальна позиція у 17 510,00, яка впливає на загальний підсумок. Це просто було перетворено на дату, проте вона все одно враховується у загальному підсумку. Однак виглядає як число, і це не впізнається, якщо не перевірити безпосередньо формулу.
Помилка в Excel №4.
Скопійоване значення замість формули у комірку. Ви бачите число, але це лише число, без формули позаду. Тому, якщо щось важливе зміниться, це не відобразиться у файлі. Це потребує складнішого прикладу, але я не настільки люблю Excel, щоб витрачати на нього більше часу. Ці приклади — базові речі, які я зробив тільки лівою рукою. Що вже говорити про складніші формули з умовами IF/ELSE, сценаріями TRUE/FALSE, макросами тощо.
Скільки ви могли б втратити через помилки в Excel?
Просто порахуйте, що станеться, якщо раптом з’ясується, що у вас є незакрита позиція, а ціна піднялася на 5 доларів. Ви б ніколи не дізналися про це, якби отримали такий звіт у форматі PDF, створений кимось в Excel. Люди можуть робити помилки. Люди БУДУТЬ робити помилки, тому це рано чи пізно станеться і з вашою компанією.
Яке рішення?
- Знайдіть постачальника CTRM/ERP (можете порадитися зі мною)
- Розпочніть інтеграцію
- Повністю відмовтеся від Excel
- Відчуйте полегшення
Щоб прочитати Розділ №2 про те, чому варто відмовитися від Excel, натисніть тут.