Поради щодо програмного забезпечення для управління проєктами для успішного планування бюджету

Давайте будемо чесними: бюджети проєктів серед тих, які найскладніше підготувати, але у яких найлегше допустити помилку.

Програмне забезпечення для управління проєктами — це цифровий інструмент, який дозволяє керівникам ефективніше управляти своїми проєктами. Але це не означає, що знайти найкращий інструмент для вашого проєктного бюджету — просте завдання!

Онлайн-платформ багато, і вибір з-поміж них може бути складним. У цій статті ми зібрали кілька порад, як використовувати інструменти для управління проєктами для досягнення кращих результатів і навіть заощадження грошей!

1. Встановіть реалістичний бюджет і графік

Не намагайтеся зробити все відразу, будьте реалістичні щодо того, наскільки швидко ви можете просуватися і скільки можете витратити у конкретний час. Пам’ятайте, що перевищення вартості проєкту — це реальність, 28% проєктів зазнають невдачі через неправильні оцінки витрат.

Реалістичний бюджет допоможе уникнути перевитрат і втрати часу. Ви можете використовувати онлайн-інструменти для розрахунку витрат на програмне забезпечення для управління проєктами та порівняти їх із вашим бюджетом.

Найкращий спосіб встановити реалістичний бюджет і графік — почати з невеликого проєкту та поступово розширювати його. Щоб уникнути перевитрат, обов’язково включайте резервні кошти та враховуйте витрати на роботу команди. Якщо ви працюєте з підрядником, переконайтеся, що договір містить пункт про скасування, який відшкодує вам будь-які витрати у разі дострокового припинення проєкту.

2. Оцініть свій поточний робочий процес

Як і з будь-яким програмним забезпеченням для управління проєктами, другий крок — це оцінка вашого поточного робочого процесу. Це допоможе визначити, як найкраще використовувати різні функції вибраного програмного забезпечення.

Наприклад, якщо у вас вже є список завдань, але немає можливостей для бюджетування чи відстеження витрат, то може бути складно використовувати програму на повну потужність.

Запитайте себе: чи використовуватиметься програмне забезпечення для управління проєктами лише для бюджетування та відстеження витрат, або ж ви також хочете, щоб воно виконувало інші завдання, як-от планування? Якщо так, то шукайте рішення, яке пропонує обидві функції.

Більшість порад та хитрощів щодо управління проєктами також рекомендують визначити, чи інтегруватиметься програмне забезпечення з вашими поточними інструментами (наприклад, якщо ви використовуєте ERP-системи), або ж вам доведеться використовувати два окремі додатки замість одного ERP одночасно.

3. Безперервно відстежуйте витрати

Після того, як ви налаштували бюджет проєкту, важливо постійно відстежувати витрати і стежити за тим, щоб вони не перевищували встановлені рамки. У наш час автоматизації бізнес-процесів потрібно проактивно автоматизувати фінансові процеси й не чекати завершення проєкту. В іншому випадку є великий шанс, що деякі витрати вже будуть понесені, і буде занадто пізно їх коригувати.

Ви не можете знати, якими будуть витрати, поки вони не відбудуться. Ось чому програмне забезпечення для управління проєктами, яке дозволяє відстежувати витрати в режимі реального часу, є ключовим для успішного планування бюджету та контролю витрат.

Ви повинні мати можливість вносити витрати в систему відразу після їх виникнення, а не чекати кінця місяця чи кварталу для їх реєстрації.

4. Тримайте всі документи в централізованому сховищі

Зберігайте всю документацію, пов’язану з проєктом, в одному централізованому місці. Це допоможе вам за усім стежити та полегшить пошук потрібних документів, коли це буде необхідно. Однією з ключових ідей управління проєктами є ведення постійного списку документації, яка потрібна для вашого проєкту. Таким чином, ви будете впевнені, що маєте все під рукою перед початком робіт або витратами коштів.

Легко втратити важливі документи та інші файли, за якими потрібно стежити в рамках проєкту. Якщо вони не зберігаються в одному місці, їх може бути складно або неможливо знайти пізніше. Саме тому багато компаній, як великі, так і малі, використовують ERP-програмне забезпечення.

Це той самий підхід, який використовують HR-системи, більшість з яких централізують зберігання даних про співробітників. Якщо ви плануєте придбати або оновити свою платформу, краще ретельно дослідити варіанти. Спробуйте переглянути відгуки про BambooHR, щоб визначити, які функції повинні бути в ефективному HR-програмному забезпеченні для кращого управління вашими командами.

5. Регулярно спілкуйтеся з усіма стейкхолдерами

Ви повинні часто спілкуватися з усіма, хто бере участь у проєкті, і переконуватися, що вони в курсі будь-яких змін або доповнень до бюджету. Якщо є якісь зміни в бюджеті, ви повинні негайно повідомити про них, щоб усі залучені знали, що їм потрібно робити далі. Існує багато ефективних платформ управління проєктами з хорошими функціями комунікації для цієї мети.

Якщо ви не спілкуєтеся зі своєю командою, вони не знатимуть, чого очікувати, і можуть бути здивовані змінами в бюджеті пізніше. Це лише сповільнить прогрес і створить плутанину серед членів команди.

Навіть поради з управління проєктами для непрофесійних менеджерів рекомендують, щоб кожна зацікавлена сторона знала, що відбувається з проєктом і скільки коштів вже витрачено. Це також допоможе уникнути проблем у майбутньому, коли хтось, хто думав, що його включено до прийняття усіх рішень, раптом зрозуміє, що це не так.

Висновок

Програмне забезпечення для управління проєктами надає чудові інструменти, які допоможуть вам дотримуватися суворого бюджету на наступному проєкті. Однак ви все одно повинні знати, на що витрачаєте кошти, і переконатися, що бюджет реалістичний. Завжди включайте в бюджет резервні кошти, щоб у разі непередбачених обставин у вас були гроші для їх вирішення. Обов’язково відстежуйте всі витрати, пов’язані з проєктом, щоб їх можна було переглянути в будь-який час будь-яким учасником. Нарешті, переконайтеся, що всі документи проєкту стратегічно зберігаються та доступні, а також підтримуйте комунікацію для всіх учасників на одному рівні. Усі ці заходи допоможуть вам досягти фінансових цілей проєкту та загальних результатів.