Прочитайте уважно, якщо ви користуєтеся Excel #2
У попередній статті ми переконалися, що якщо хочете знайти додаткові 10 000 тонн у торговій позиції за вигідною ціною, це легко можна зробити за допомогою Excel.
Однак вони існуватимуть тільки в Excel, і коли вам знадобляться ці обсяги в реальному житті, ви довго шукатимете їх на складі, поки не з’ясуєте, що вони були лише у формулі. Якщо це здається вам нереалістичним, будьте впевнені, що Commodity Technology Advisory (ComTech) знає щонайменше один такий реальний випадок, через який компанія втратила $2,000,000. І скільки ще таких «успіхів» залишилися за кадром…
Сьогодні ми поговоримо про інші сюрпризи цього «легкого та швидкого» інструменту для управління сировинною торгівлею. Як ми дізналися від наших клієнтів, Excel працює до певного моменту:
- доки нічого не сталося
- доки вам не потрібно зрозуміти, чому це сталося і хто це зробив
- доки компанія досить мала, і менше двох людей займаються операційною діяльністю
Як тільки ці умови змінюються, починається справжнє “веселощі”.
Великі проблеми з одночасною роботою
Страждання почнуться, коли кілька людей захочуть змінити щось у статичному Excel-файлі, який постійно пересилають один одному електронною поштою (якщо ви не використовуєте Google Таблиці).
Однак, якщо ви користуєтеся Google Таблицями, ви можете насолоджуватися компанією таких чудових “тваринок”.
У будь-якому випадку вам знадобиться додатковий інструмент.
Це очевидно, що вам потрібні додаткові інструменти та кілька систем (пошта, календар, менеджер завдань, система управління складом, система виставлення рахунків, бухгалтерська система, інструмент для звітності).
Усе це призводить до “зоопарку” різних систем і платформ, які не синхронізовані між собою, що ускладнює сприйняття, уповільнює час отримання інформації та реагування на неї, а також призводить до дублювання даних.
Неможливість зберігання документів
В Excel неможливо зберігати документи, пов’язані з угодами та відвантаженнями. Це зазвичай означає, що у вас буде багато папок на вашому локальному диску, у яких постійно потрібно щось знаходити.
Ще складніше – переконатися, що у вас є всі документи за контрактом і що ви нічого не пропустили.
Файли від 50 Мб – сувора реальність
Коли збільшується обсяг торгівлі, це неминуче призводить до збільшення розміру файлів, а як наслідок – до певних обмежень на передачу даних.
Електронна пошта зазвичай обмежує вкладення до 25 Мб. Але це не найгірше. Найгірше те, що вам доводиться працювати з файлом, який містить тисячі рядків, і цей файл починає «пригальмовувати», особливо коли ви намагаєтесь відсортувати масив даних або відфільтрувати інформацію.
Чи це застаріло?
У вас є файл із відвантаженнями: остання зміна була вчора, але не зрозуміло, що саме змінилося.
Більше того, чи були змінені САМЕ ці відвантаження?
Це все одно призводить до зайвих уточнень, вам потрібно писати або дзвонити колегам і з’ясовувати — чи все актуально?
Різні версії файлів створюють безлад
Різні версії файлів використовуються різними відділами і не синхронізуються між собою до того моменту, коли вже може бути запізно.
За нашими даними, лише близько 30% компаній перейшли на онлайн-версію Excel. Усі інші обмежені у можливості зрозуміти, хто що змінив, що відкриває безліч можливостей для помилок, як навмисних, так і ненавмисних.
Більше того, знайти угоду, укладену 2 роки тому з конкретним контрагентом, — це завдання на пів дня.
Деякі із зазначених проблем можна вирішити за допомогою онлайн-версії Excel, але головні проблеми, тобто ті, що призводять до найбільших втрат для компанії, все одно залишаються в цих інструментах.
У наступній фінальній частині про Excel ми розглянемо реальні випадки з прикладами та наслідками, до яких це може призвести.
Залишайтеся з нами!