GrainTrack призван упростить работу зернотрейдеров по управлению бизнесом. Одна из решаемых нами задач – это возможность удобного управления такой важной процедурой как комплаенс-контроль ваших контрагентов. В Украине рынок зерна все еще довольно непрозрачен, однако сегодня уже мало какой серьезный игрок станет заключать сделку без предварительной проверки своих контрагентов.
ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НАДО:
Термин комплаенс (от анлг. compliance – согласие, соответствие) появился в отечественном бизнес-лексиконе относительно недавно и пришел к нам с Запада. По сути, это – система противодействия угрозам и управления рисками, которая обеспечивает соответствие деятельности организации (компании) требованиям государственных органов, соответствие нормам права, правилам, рекомендациям и стандартам, регламентирующим деятельность организации (компании).
Комплаенс-проверка клиентов нужна зернотрейдерам для того, чтобы избежать сделок с клиентами, которые имеют неблагоданежную репутацию.
Как правило, в зернотрейдинговых компаниях такая проверка проходит в два этапа. На первом этапе у потенциального контрагента запрашивают и получают первичную документацию – уставные документы, информацию о собственнике и регистрации компании (информация из открытых реестров). Более глубокую проверку проводят на втором этапе сотрудники внутренней безопасности фирмы, которые из закрытых источников собирают информацию о финансовом состоянии за последний год будущего бизнес-партнера, о наличии судебных споров по компании, уголовных дел против нее и тому подобное.
КАК ЭТО РАБОТАЕТ:
Комплаенс проверка контрагентов в GrainTrack состоит из двух блоков. Первый блок позволяет обмениваться документами в рамках проверки, собирать комментарии по ним от разных департаментов, а также отслеживать текущий статус проверки контрагента в разных департаментах (“статус подтверждения” контрагента). Второй блок позволяет отслеживать этапность прохождения проверки и по итогам подтверждения контрагента в департаментах финализировать проверку (“статус комплаенс” контрагента).
Управление комплаенс-проверкой контрагентов в GrainTrack осуществляется в разделе “Контрагенты”. После того, как пользователь программы вносит в список юридических лиц, с которыми сотрудничает его компания, нового контрагента, система сразу же присваивает ему текущий “статус комплаенс”.
Отображение в программе статуса комплаенс и статуса подтверждения контрагента
Заполняя в карточке контрагента поля с датами отправления запроса документов, необходимых для проверки, и их получения, пользователи GrainTrack могут отслеживать, на каком этапе находится проверка.
Изначально статус контрагента в системе отображается как “новый”, после проставления в системе вышеуказанных дат статус контрагента меняется на “в процессе”. Когда все необходимые документы проверены, и контрагент подтвержден ответственными департаментами, пользователь вносит дату завершения проверки и статус контрагента меняется на “утвержден”.
Сама процедура подтверждения контрагента разными департаментами проверяющей компании осуществляется с использованием так называемых конфигураций апрува (от англ. to approve – подтверждение какого-то действия), с их помощью настраивается уровень проверки и список сотрудников, мнение которых нужно узнать для подтверждения контрагента.
Настройка параметров такой процедуры подтверждения контрагента осуществляется в карточке контрагента. Когда сотрудники компании, внесенные в список утверждения, закончат свою проверку и убедятся в благонадежности контрагента, они проставляют в соответствующем окне напротив своего имени Accept, тем самым давая добро на работу с этой компанией.
Текущий “статус подтверждения” контрагента отображается в карточке контрагента рядом со “статусом комплаенс”. Когда решение еще не принято, контрагент будет иметь статус “ожидает подтверждения”, после принятия решения ему будет присвоен статус “утвержден”.
Пока контрагент не прошел проверку комплаенс, система не позволяет создавать с ним контракт. Таким образом исключается возможность запуска в работу сделки с непроверенным контрагентом.
В программе можно настроить любое количество уровней конфигураций апрува по разным вопросам, касающихся контрагента. Кроме этого, есть возможность выбирать разные форматы принятия решения – подтверждение голосом одного человека, большинством голосов, либо абсолютным большинством голосов.
Таким образом, подтверждение контрагента осуществляется онлайн и на единой площадке, избавляя сотрудников проверяющей компании от необходимости отправлять бесконечное количество писем или делать звонки друг другу для того, чтобы скоординировать свои действия по согласованию того или иного контрагента.
При этом руководитель компании всегда может открыть GrainTrack и увидеть, на каком этапе находится процедура комплаенс-подтверждения, какой департамент тормозит процесс подтверждения контрагента и в случае необходимости принять меры для ускорения этого процесса.
Кроме этого, в системе есть возможность с учетом комплаенс контрагента устанавливать рамки сотрудничества с ним. В частности, с помощью вкладки “риски контрагента” пользователь может ограничить объем товара или денежных средств, на которые с контрагентом могут быть заключены сделки.
Ограничение рамок сотрудничества с контрагентом с учетом комплаенс-проверки в разделе “риски контрагента”
Система также дает возможность настроить автоматический сброс статуса комплаенс контрагента по истечению заданного срока (можно установить любой период индивидуально для каждой повторяющейся компании). Уровень благонадежности контрагентов может меняться в ходе их коммерческой деятельности, и пользователи GrainTrack могут удобно периодически перепроверять своих партнеров.
GrainTrack позволяет видеть аналитику по динамике подтверждения контрагентов по месяцам, а также отслеживать статистику подтверждений по сотрудникам, которые отвечают за эту работу. Кроме этого, есть возможность формировать более подробный управленческий отчет за определенный период по подтверждению контрагентов в разрезе сотрудников и этапов подтверждения.
Окно аналитики подтверждения контрагентов в GrainTrack
Помимо того, что система апрув в GrainTrack используется для подтверждения контрагента, ее можно также настраивать и использовать для таких объектов, как индикаторы, тикеты, контракты, паспорта, инвойсы и план оплат. Но об этом мы детально поговорим в следующих статьях.