Спешим сообщить вам хорошую новость. Команда GrainTrack работает над запуском сервиса синхронизации данных между клиентами. В наших планах сделать возможным автоматический обмен в системе самой разной информацией — контрактами, данными compliance, ценами, инвойсами и др. Но начать синхронизацию мы планируем с реестра логистики.
Идею внедрить такое новшество подали нам сами клиенты. Почти все они ведут бизнес между собой. В рамках своей деятельности им приходится обмениваться большим объемом информации в Excel-таблицах через электронную почту.
Однажды один из клиентов задал нам вопрос – можно ли сделать так, чтобы он мог автоматически обмениваться реестрами логистики со своими контрагентами при совершении сделок?
Чтобы одна компания, один раз обработав реестр и внеся его в систему, дальше не отправляла Excel-файлы, а у всех участников сделки эта информация появлялась автоматически. Это дало бы возможность сэкономить массу времени всем компаниям, задействованным в цепочке.
КАК ЭТО ПРОИСХОДИТ СЕЙЧАС:
Для зернотрейдеров работа с реестрами логистики – очень трудоемкий процесс, который отнимает много сил и времени.
Данные, которые поступают на предприятие с терминалов, очень объемные. По логистике существует несколько главных значений, описывающих объемы, сроки, условия и точки выгрузки/погрузки товара.
В частности, это такие данные, как “объем отправленный”, “объем по ТТН”, “объем полученный”, “объем погруженный” и “объем засчитанный”. Также в реестрах указываются даты погрузки/выгрузки, даты получения, а также конкретно данные о хозяйствах, терминалах, портах, экспедиторах, и таких реестров логистик только по одному контракту может быть до 50 единиц.
Работу также усложняет то, что терминалы не имеют единых жестких стандартов ведения этих реестров. Логистам для учета приходится проделывать большую работу по приведению этих данных к единому знаменателю и их сбору в одном файловом документе. К тому же, данные по реестрам приходится постоянно обновлять и финализировать.
Менеджер логистического отдела тратит на учет по одному контракту от нескольких часов до нескольких дней рабочего времени.
При этом каждая из сторон сделки проделывает одну и ту же работу, фактически дублируя процесс подготовки отчетности.
КАК ЭТО БУДЕТ РАБОТАТЬ:
С помощью нового сервиса в программе GrainTrack клиенту для того, чтобы открыть доступ своему контрагенту к тем или иным документам или их части, нужно будет только проставить галочки напротив нужных объектов в системе GrainTrack, предварительно загрузив файлы реестров в программу.
После этого вторая сторона сделки в окне синхронизации сможет выгрузить нужные ей документы либо актуализировать свои данные по логистике.
Таким образом, время, которое сотрудники компаний тратят на создание и актуализацию отчетности по логистике, сократится всего до нескольких минут.
Правда, звучит здорово? Но это еще не все! После запуска сервиса синхронизации данных по реестрам логистики мы планируем открыть такую же возможность для обмена данными по контрактам и инвойсам, а дальше на очереди автоматизация обмена данными и с других разделов.