Зернотрейдеры по мере своего роста сталкиваются с трудностями управления распределенными офисами. Такие офисы могут находиться в разных уголках страны или даже мира, чтобы координировать их работу, нужно настроить эффективный управленческий учет.
Программа для управления бизнес-процессами в зернотрейдинге GrainTrack с легкостью справится с этой задачей. Она позволяет объединить работу всех филиалов или дочерних компаний на одной площадке, не создавая неразберихи для сотрудников, которые получают доступ только к тем данным, которые касаются их офиса.
В свою очередь руководство материнской компании в режиме реального времени может видеть полную картину происходящего во всех своих офисах и имеет возможность вовремя принимать необходимые управленческие решения.
Сложности управления на расстоянии
Растущая зернотрейдинговая компания рано или поздно приходит к моменту, когда возникает вопрос открытия филиалов в регионах или дочерних компаний за рубежом.
При этом менеджмент материнской компании хочет видеть, что происходит в их дочерних компаниях — контролировать эффективность работы подразделений в целом и оценивать удельный вес каждого из них в общей работе. Однако зернотрейдинг в разных странах имеет свои особенности. Начиная от разных бизнес-процессов и их последовательности и заканчивая отличающимися формами документации.
Ситуацию усложняет и то, что региональные подразделения могут иметь разные организационно-правовую форму, штат, специфику работы, свои планы развития и бюджет.
Консолидация всей этой разрозненной информации, а при необходимости — и ее разделение по офисам — стоить менеджменту значительных усилий.
При ведении всей управленческой учетной документации в разрозненных файлах и таблицах очень сложно свести ее к единому знаменателю.
Для того, чтобы держать руку на пульсе событий и видеть общую картину, руководству материнской компании приходится тратить дополнительное время на пересылку документов, на звонки и онлайн бизнес-митинги.
Есть решение
В GrainTrack руководство зернорейдеров имеет возможность организовать работу всех распределенных офисов в одной программе в независимости от их места расположения и количества, что способно существенно упростить коммуникацию и контроль.
При этом для структурирования работы и избежания неразберихи весь массив документов автоматически, по мере добавления, будет распределяться по разным офисам компании.
Благодаря этому сотрудники того или иного подразделения будут иметь доступ только к тем данным и документам, которые касаются их направления работы.
Как это работает
Принцип работы очень прост. Администратор компании вводит в GrainTrack список всех своих дочерних компаний, которые в программе именуются бизнес-юнитами.
После этого каждому сотруднику компании, работающему в программе, в настройках присваивается тот или иной бизнес-юнит, созданный ранее. Иными словами, сотрудники закрепляются за филиалами, где они числятся. Далее, когда сотрудники в процессе работы будут создавать новые документы, им также будет присваиваться соответствующий бизнес-юнит.
Таким образом происходит автоматическая сортировка документов. Сотрудники разных офисов работают в одной системе, но их деятельность не пересекается. В то же время для руководства можно внести настройки, благодаря которым поиск будет выдавать весь массив документов по всем филиалам.