Мы добавили в GrainTrack новый отчет согласования документов (Approvals report). Доработка призвана усовершенствовать процесс электронного утверждения руководством зернотрейдинговых компаний контрагентов, а также сделок, инвойсов и другой документации. Кроме этого, мы оптимизировали функционал отправки пользователям уведомлений об обновлениях в программе.
Для крупных зернотрейдеров вопрос оцифровки документооборота и автоматизации процесса согласования документов особо актуален.
Сложная организационная структура часто требует прохождения документами многоуровневой системы согласования, что при проведении процесса «ручным способом» может занять много времени и, как следствие, создать проблемы для соблюдения сроков исполнения договоров.
Благодаря функционалу электронного утверждения пользователи могут согласовывать все документы оперативно прямо внутри GrainTrack. Любой документ, внесенный в программу, можно выставить на согласование, предварительно прописав в настройках последовательность голосования руководителей.
В рамках усовершенствования данного функционала, мы добавили в систему специальный отчет, который автоматически консолидирует информацию о всех документах, которые проходят процедуру согласования. В отчете можно проследить статус согласования (утвержден, в процессе, отклонен), пройденные и оставшиеся этапы утверждения, а также общее время, которое уже потрачено на согласование документа.
Благодаря гибким фильтрам пользователи могут просто находить документы, статус согласования которых им нужно проверить. При этом прямо из меню отчета можно зайти в сам документ, ознакомиться с ним и сразу проголосовать.
Помимо этого, мы оптимизировали настройку уведомлений о действиях пользователей внутри GrainTrack, в том числе, о согласовании тех или иных документов. Этот функционал призван помочь сотрудникам зернотрейдинговых компаний не пропустить ни одного важного действия в программе (добавление нового контрагента, создание контракта, выставление счета и так далее).
Последние обновления позволили настраивать отправку уведомлений о событиях в системе максимально гибко, чтобы пользователи получали только те уведомления, которые касаются их участка работы, и таким образом избежать спама ненужных уведомлений.
Напомним, в GrainTrack можно настроить отправку уведомлений о действиях пользователей на электронную почту, телефонный мессенджер Telegram или в саму программу.