В GrainTrack можно работать быстро и получать результат в течение нескольких минут. Те процессы, на которые ваша компания тратит часы или дни, могут быть реализованы за минуты.
Это лишь некоторые кейсы автоматизации процессов, вы можете увидеть остальное, попробовав демо-версию.
1. Вам нужно создать новый контракт и напечатать документ? Всего минута.
Основные параметры предзаполняются автоматически на основании настроек системы. Все поля валидируются, вы не сможете внести некорректную информацию в контракт
Объем – это объем, культура – это культура. Видим контракт в списке контрактов, нажимаем кнопку создания документа, выбираем нужный шаблон – их количество и формат не ограничены.
Файл сохраняется на компьютере, вы можете печатать его, подписывать, отправлять контрагентам, также прикреплять в систему и в электронную копию.
2. Разнесение реестра транспортных средств (менее 5 минут).
Вы получили реестр транспортных средств от вашего поставщика, и нужно разнести вагоны по контрактам – сейчас все будет. Первый шаг – в полученном реестре меняем шапку на нашу – уже заготовленную. Под каждого клиента или экспедитора можно сделать свою, а потом просто использовать ее повторно.
Второй шаг – заходим в меню импорта, нажимаем кнопку, изучаем предпросмотр изменений, то, что удалено – будет выделено красным, то, что новое – зеленым. То есть, если транспортных средств нет в системе, весь ряд будет выделен зеленым. Если есть, и мы что-то корректируем, вы сразу это увидите.
Вам больше не нужно сверять вагоны по номерам накладных, система распознает их самостоятельно и находит соответствия во выгружаемом файле, кроме того, она валидирует данные, и вы не можете вместо отправленного объема сохранить, например, дату.
Реестр загружается и автоматически распределился по контрактам.
Теперь мы можем проанализировать степень выполнения каждого из них, на вкладке исполнение – сколько загрузилось, выгрузилось и какой открытый баланс по контрактам. Таким образом, работа с реестром от одного контрагента занимает всего минуту.
3. Рассылка реестров т/с и неоплаченных счетов (менее 10 минут)
Когда в предыдущем пункте мы загружали кучу данных в систему по контракту и контрагенту формируется список реестров готовых к рассылке.
На этой странице мы видим список таких реестров и заранее сформировали заготовки для рассылки по каждому контракту и контрагенту. Мы видим список всех транспортных средств, готовых к рассылке. Можем отфильтровать их по любому критерию. Для этого мы выбираем конфигуратор файла, который будет вложен в письмо. Мы можем менять порядок полей, называть их как захотим.
То есть, для каждого клиента мы можем создать уже заготовленный формат как письма, так и шаблона файла.
Далее мы выбираем те т/с, которые мы хотим разослать, и на основании этих транспортных средств система генерирует связку контракт-контрагент, и мы видим все возможные варианты, кому мы можем разослать текущий реестр.
Система автоматически рассылает этот реестр, и контрагент получает соответствующее письмо.
Каждый контрагент может получить письмо и вложенный файл в том формате, в котором ему нужно. Все эти действия занимают менее пяти минут.
Тоже самое происходит, когда мы хотим разослать список всех неоплаченных счетов, допустим, нашим покупателям. Мы отфильтровали все инвойсы, сформировался список тех покупателей, кому мы можем отправить эти счета, мы также выбрали все необходимые шаблоны, и каждый контрагент получил письмо с напоминанием и списком всех инвойсов, которые он еще не оплатил.
4. Полный пакет документов для инвойса (менее 10 минут)
Нужно сформировать счет и полный пакет документов? В системе GrainTrack это не займет много времени. Сначала подгружаем необходимые документы в контракт. Допустим, это — ж/д накладная и сертификат качества. Потом привязываем эти документы непосредственно к транспортным средствам, при этом даты сертификатов разносятся автоматически по этим транспортным средствам. И после того, как мы сформируем инвойс, все эти документы будут отображаться внутри одного инвойса.
Выставляем инвойс из логистики, допустим, на покупателя. Все суммы рассчитываются автоматически, вам необходимо заполнить буквально несколько полей, после этого инвойс сохранен. Мы видим его в списке инвойсов, переходим в детали. Видим здесь список всех транспортных средств, которые относятся к данному инвойсу, а также можем скачать полный список документов, который относится к данному инвойсу. Кроме того, мы можем напечатать форму самого инвойса в любом для вас подходящем формате. И весь этот архив отправить нашим покупателям.
5. Финрезультат по каждой сделке (менее 20 минут).
Система также поможет вам рассчитать операционный P&L для каждого контракта и для компании в целом. Когда в системе создан контракт на закупку и контракт на продажу, мы связываем их в отдельный паспорт. Создаем паспорт на базе данных закупочного контракта, все данные закупки попадают в этот паспорт.
Теперь мы привязываем к вновь созданному паспорту продажный контракт. Основная цель паспорта – рассчитать плановую и фактическую маржу по сделке.
В системе мы рассчитываем четыре вида маржи, что позволяет каждому клиенту, в зависимости от его бизнес-процесса, видеть динамику исполнения сделок, начиная от этапа наличия бизнес-подтверждения по сделке до оплаченных инвойсов по уже свершившейся.
Рассчитать плановую маржу можно в системе как через еще незаконтрактованные обязательства – в системе они ведуться как тикеты, так и через контракт.
При расчете результата сделки учитываются цены контрактов, плановый тоннаж, плановые затраты, которые были понесены клиентом в процессе выполнения закупочных и продажных операций.
В динамике исполнения законтрактованной сделки система считает фактическую маржу, основываясь на первичных документах исполнения – логистике, коносаментах и так далее. А также основываясь на полученных и выставленных инвойсах и оплатах.
В случае закупки или реализации товара на борту судна в системе есть возможность описать все детали рейса и судна в каждой отдельной сделке.
Перспективу полного закрытия сделки можно отслеживать через отчет «позиция», который описывает открытую позицию по сделкам «лонг» или «шорт» и рассчитывает возможную маржу в случае закрытия сделки по текущим ценам.
То есть, мы берем те цены, которые вы указываете в отчете « позиция», как рыночные, и приравниваем все ваши открытые позиции по всем культурам, по всем месяцам к этим ценам, рассчитывая для вас текущий ваш финансовый результат, если вы закроете ту или иную сделку по текущим рыночным ценам. А также прибавляем к этому результату текущий операционный результат.
Основная задача GrainTrack - освободить вас от объемной трудоемкой операционной работы по заполнению форм и созданию отчетности. Мы делаем это за вас, для того, чтобы время, которое вы обычно тратите на рутину и отчетность, вы направили в более эффективное русло – на работу, которую любите.