Синхронізація даних між клієнтами. Більше не потрібно вводити інформацію вручну
Поспішаємо поділитися гарною новиною. Команда GrainTrack працює над запуском сервісу для синхронізації даних між клієнтами. Ми плануємо зробити можливим автоматичний обмін різноманітною інформацією в системі — контрактами, даними про відповідність, цінами, інвойсами тощо. Але почнемо синхронізацію з реєстру логістики.
Ідею впровадити таке нововведення запропонували самі клієнти. Майже всі вони ведуть бізнес між собою, і в рамках своєї діяльності їм доводиться обмінюватися великою кількістю інформації в Excel-таблицях через електронну пошту.
Одного разу один із клієнтів запитав: чи можна зробити так, щоб він міг автоматично обмінюватися реєстрами логістики зі своїми контрагентами під час укладання угод? Щоб одна компанія, один раз обробивши реєстр і ввівши його в систему, не надсилала Excel-файли, а вся інформація автоматично з’являлася у всіх учасників угоди. Це дозволило б заощадити багато часу всім компаніям, залученим у ланцюжок.
ЯК ЦЕ ВІДБУВАЄТЬСЯ ЗАРАЗ:
Для зернотрейдерів робота з реєстрами логістики — це дуже трудомісткий процес, який потребує значних зусиль і часу. Дані, що надходять на підприємство з терміналів, дуже об’ємні. Логістика охоплює кілька основних показників, які описують обсяги, терміни, умови та точки вивантаження/завантаження товару.
Зокрема, це такі дані, як «відправлений обсяг», «обсяг по ТТН», «отриманий обсяг», «завантажений обсяг» і «зарахований обсяг». У реєстрах також вказуються дати завантаження/вивантаження, дати отримання, а також конкретні дані про господарства, термінали, порти, експедиторів. І тільки по одному контракту таких реєстрів може бути до 50 одиниць.
Роботу ускладнює ще й те, що термінали не мають єдиних стандартів ведення цих реєстрів. Логісти витрачають багато часу, щоб привести ці дані до єдиного формату та зібрати їх в один файл. До того ж, дані реєстрів постійно потрібно оновлювати та фіналізувати. Менеджер логістичного відділу витрачає на облік по одному контракту від кількох годин до кількох днів робочого часу.
При цьому кожна зі сторін угоди виконує однакову роботу, фактично дублюючи процес підготовки звітності.
ЯК ЦЕ ПРАЦЮВАТИМЕ:
З новим сервісом у програмі GrainTrack клієнт зможе відкрити доступ своєму контрагенту до певних документів або їх частини, просто поставивши позначки біля потрібних об’єктів у системі GrainTrack, попередньо завантаживши файли реєстрів у програму.
Після цього інша сторона угоди зможе вивантажити необхідні документи або актуалізувати свої дані з логістики через вікно синхронізації.
Таким чином, час, який співробітники компаній витрачають на створення та актуалізацію звітності по логістиці, скоротиться до кількох хвилин.
Правда, звучить чудово? Але це ще не все! Після запуску сервісу синхронізації даних по реєстрах логістики ми плануємо відкрити таку ж можливість для обміну даними по контрактах та інвойсах, а далі — автоматизацію обміну даними з інших розділів.